Penting, Kebijakan Pengawasan E-mail Karyawan

Mengawasi penggunaan e-mail oleh karyawan ternyata bukan saja untuk menjamin produktivitas karyawan, melainkan juga untuk menghindari tuntutan, demikian menurut sebuah studi yang dirilis oleh American Management Association, US News and World Report, dan EPolicy Institute.

Menurut survei berjudul "Electronic Policies and Practices 2001," 10 persen responden mengaku bahwa mereka telah dipanggil menghadap sidang pengadilan karena masalah e-mail, di mana mereka harus menghadapi masalah pelecehan seksual atau diskriminasi yang berkembang dari penggunaan e-mail dan internet oleh karyawan.

Selain itu, lebih dari 68 persen dari 435 atasan yang mengikuti survei ini mengatakan bahwa tanggung jawab hukum merupakan alasan utama mereka mengawasi aktivitas online karyawannya, dan bukannya masalah produktivitas yang terganggu karena e-mail-e-mail tersebut.

Untuk memperkecil risiko yang berkaitan dengan hal ini, 86 persen responden mengatakan bahwa mereka membatasi penggunaan internet pribadi, sedangkan 81 persen lainnya mengatakan bahwa mereka memberlakukan kebijakan e-mail tertentu. Sebanyak 77 persen responden memiliki kebijakan internetnya sendiri, sedangkan 62 persen mengawasi penggunaan e-mail dan internet.

Namun, yang memprihatinkan adalah bahwa hanya 24 persen responden yang sudah memberikan pelatihan tentang kebijakan internet (e-policy), jelas Nancy Flynn, Direktur Eksekutif The Epolicy Institute. "Para atasan tersebut tidak berharap pegawainya akan taat dengan peraturan yang mereka buat sendiri," lanjut Flynn. "Mereka harus mengerti risiko yang dihadapi atasannya."

Flynn menyarankan 3 langkah untuk mengatasi masalah penggunaan internet ini. Mula-mula perusahaan harus membuat kebijakan mengenai e-mail, internet, dan software. Kedua, mereka juga harus memanfaatkan software untuk menyaring dan melaporkan aktivitas e-mail. Terakhir, pelatihan karyawan mengenai kebijakan online harus menjadi prioritas.